Quản lý kho dược hiệu quả là một trong những yếu tố then chốt góp phần vào sự thành công của một phòng khám hiện đại. Tuy nhiên, việc quản lý kho dược thủ công bằng excel hay sổ tay thường gặp nhiều khó khăn và hạn chế, dẫn đến tình trạng thiếu hụt thuốc, tồn kho dược hết hạn sử dụng, thất thoát thuốc, hoặc sai sót trong việc theo dõi số lượng thuốc. Do đó sử phần mềm quản lý kho dược là sự lựa chọn hoàn hảo giúp chủ phòng khám tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí.
Những khó khăn chủ phòng khám khi quản lý kho dược?
Để đảm bảo chất lượng và an toàn của thuốc tại phòng khám việc quản lý kho cần phải được thực hiện một cách nghiêm ngặt và chuyên nghiệp. Trong quá trình quản lý, chủ phòng khám gặp phải khó khăn:
- Sai sót trong việc nhập và xuất kho: Vì việc quản lý bằng tay dựa trên việc ghi chép thủ công, nên có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập và xuất kho, ảnh hưởng tình hình kinh doanh của phòng khám
- Không quản lý được thuốc cận date, quá hạn sử dụng: Khi quản lý bằng phương pháp thủ công, khiến chủ phòng khám không kiểm soát được số lượng thuốc xuất nhập, thuốc cận date, quá hạn sử dụng.
- Khó khăn trong việc theo dõi tồn kho: Bằng cách sử dụng phương pháp quản lý thủ công, việc theo dõi số lượng thuốc còn lại trong kho trở nên khó khăn, theo dõi tồn kho có thể dẫn đến sai sót, không chính xác
- Thời gian tốn kém: Quản lý kho dược bằng tay có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt là khi cần phải kiểm tra kho hàng định kỳ hoặc tìm kiếm thông tin về sản phẩm.
- Không linh hoạt: Phương pháp quản lý kho dược bằng tay có thể bị giới hạn bởi sức lực và khả năng của nhân viên, đặc biệt là khi phải xử lý số lượng hàng hoá lớn.
- Chi phí cao: Việc quản lý kho dược bằng phương pháp thủ công yêu cầu người quản lý phải có một lượng lớn thời gian và sức lao động, điều này có thể tăng chi phí cho phòng khám
- Không cập nhật, thống kê doanh số thường xuyên: Khi quản lý bằng phương pháp thủ công, bạn không cập nhật được kho dược thường xuyên
Làm sao để quản lý kho dược tại phòng khám hiệu quả?
Với những khó khăn gặp phải, làm sao quản lý kho thuốc hiệu quả? Theo chuyên gia khuyến cáo, để quản lý kho dược hiệu quả bạn cần đảm bảo tính năng dưới đây:
- Thiết lập quy trình quản lý kho
- Phân loại thuốc theo từng nhóm và đặt nhãn cho từng loại thuốc để dễ dàng tìm kiếm, đồng thời giúp tránh nhầm lẫn thuốc khi sử dụng.
- Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên: Để đảm bảo chất lượng của thuốc, bạn cần thực hiện kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên. Kiểm tra nên được thực hiện bởi nhân viên có trình độ chuyên môn, xác định được các dấu hiệu của thuốc đã hỏng, hết hạn sử dụng
Để đảm bảo tính năng trên, sử dụng phần mềm quản lý kho dược là yếu tố tiên quyết giúp giảm chi phí, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.
MEDi đồng hành chủ phòng khám quản lý kho dược dễ dàng, hiệu quả
Nhằm giúp chủ phòng khám có thể quản lý hoạt động phòng khám và hoạt động của quầy thuốc. Phần mềm quản lý phòng kho dược và phòng khám MEDi chính thức ra mắt tính năng kho dược với tính năng ưu việt:
- Quản lý xuất, nhập kho dược: Quản lý số lượng xuất, nhập tại kho dược chính xác, bao gồm việc xác định các quy trình đặt hàng, nhập kho, lưu trữ, kiểm tra hàng tồn kho, bán hàng và thanh toán.
- Cảnh báo thuốc sắp hết, thuốc cận date: Để đảm bảo rằng các thuốc được sử dụng trong kho dược đều an toàn và hiệu quả, phần mềm MEDi tự động gửi thông báo cảnh báo đến người quản lý khi một số lượng thuốc nào đó sắp hết hạn hoặc đã hết hạn.
- Tự động cập nhật dữ liệu thuốc và đơn thuốc: Khi có sự thay đổi về nhu cầu sử dụng thuốc, bạn cần điều chỉnh kho để đáp ứng nhu cầu sử dụng, từ đó giúp bạn giảm thiểu chi phí và tăng hiệu quả sử dụng thuốc.
- Lưu trữ đơn thuốc điện tử: Phần mềm lưu trữ đơn thuốc, bác sĩ có thể xem lịch sử kê đơn và có điều chỉnh kê đơn phù hợp.
- Thống kê danh sách đơn thuốc của bác sĩ: Với tính năng kho dược, chủ phòng khám quản lý danh sách đơn thuốc phòng khám theo ngày, theo tuần, theo tháng,…
- Liên tục cập nhật báo cáo tổng hợp, báo cáo doanh thu: Báo cáo sẽ được cập nhật liên tục và tự động theo thời gian thực, giúp cho các nhà quản lý và nhân viên y tế có thể xem được thông tin mới nhất về tình hình hoạt động của phòng khám
- Thống kê danh sách đơn thuốc lẻ: MEDi hỗ trợ cập nhật kho dược với tình trạng đơn thuốc lẻ, không thăm khám tại phòng khám.
Chi tiết xem ứng dụng MEDi phần mềm quản lý kho thuốc TẠI ĐÂY
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho dược MEDi:
- Tiết kiệm thời gian: Phần mềm quản lý kho dược giúp đơn giản hóa quy trình quản lý và giảm thiểu thời gian thực hiện các công việc liên quan đến quản lý kho.
- Tăng độ chính xác: MEDi giúp giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác trong quá trình quản lý kho dược về số lượng, hạn sử dụng, và báo cáo doanh số thường xuyên
- Tăng hiệu quả: MEDi giúp tối ưu hóa quá trình quản lý kho và giúp người quản lý hiểu rõ hơn về tình trạng kho dược tại phòng khám, thông qua báo cáo hàng ngày. Ngoài ra chủ phòng khám có góc nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh phòng khám nói chung và quản lý kho dược nói riêng.
- Tăng tính minh bạch: Phần mềm quản lý kho dược giúp tăng tính minh bạch trong quá trình quản lý kho, giúp người quản lý có thể tra cứu các thông tin về tình trạng hàng tồn kho, tồn kho đến hạn, số lượng tồn kho và lịch sử xuất nhập kho.
- Tính linh hoạt: Người quản lý dễ dàng quản lý kho dược mọi lúc mọi nơi
Phần mềm quản lý kho dược MEDi giúp chủ phòng khám có thể nhanh chóng kiểm kê số lượng thuốc, số lô mà không sợ sai sót. Ngoài ra, tính năng này còn cho phép người dùng phát hiện các loại thuốc sắp hết hạn ngay tại màn hình giao diện mở rộng. Mỗi ngày bạn đều nhận được cảnh báo về các loại thuốc sắp hết hạn, từ đó đưa ra được các chính sách khuyến mãi, bán hàng phù hợp.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÒNG KHÁM VÀ KHO THUỐC MEDi chỉ từ 300.000 VNĐ/tháng – Liên hệ ngay
