Tăng hiệu suất làm việc tại phòng khám là mục tiêu chung của mọi đơn vị y tế nhằm tối ưu hiệu quả hoạt động, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho bệnh nhân và gia tăng lợi nhuận. Bài viết này sẽ chia sẻ top 10+ cách thức hiệu quả giúp bạn đạt được mục tiêu này.
Tăng cường quản lý online, cải thiện tương tác từ xa tại phòng khám
Việc tăng cường quản lý online và cải thiện tương tác từ xa là giải pháp thiết yếu giúp nhà quản lý tăng hiệu suất làm việc tại phòng khám:
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Hệ thống tự động hỗ trợ tiếp nhận thông tin, tư vấn và giải đáp thắc mắc của bệnh nhân, giảm tải cho nhân viên y tế.
- Nâng cao hiệu quả tương tác: Bệnh nhân có thể dễ dàng liên hệ với phòng khám 24/7, nhận tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
- Cung cấp dịch vụ tiện lợi: Đặt lịch khám, thanh toán online và theo dõi lịch sử khám chữa bệnh giúp bệnh nhân tiết kiệm thời gian và công sức.
- Mở rộng phạm vi tiếp cận: Dịch vụ tư vấn trực tuyến giúp kết nối với bệnh nhân ở xa, đặc biệt là những khu vực khó khăn về y tế.
Một số phương pháp tăng cường quản lý từ xa giúp tăng hiệu suất làm việc tại hòng khám:
- Tạo kênh tư vấn trực tuyến trên website, fanpage, ứng dụng di động.cài đặt các chức năng tự động như: trả lời câu hỏi thường gặp, hướng dẫn sử dụng dịch vụ, đặt lịch hẹn, chuyển cuộc gọi đến bộ phận liên quan.
- Cung cấp dịch vụ tư vấn video call với bác sĩ.
- Đặt lịch khám, thanh toán online và theo dõi lịch sử khám chữa bệnh: Phát triển hệ thống đặt lịch khám online qua website, ứng dụng di động. Lưu trữ và cung cấp thông tin lịch sử khám chữa bệnh cho bệnh nhân truy cập, đảm bảo hệ thống bảo mật thông tin của bệnh nhân.
Tăng hiệu suất làm việc tại phòng khám: Rút ngắn thời gian bệnh nhân phải chờ đợi tại phòng khám
Thời gian chờ đợi quá lâu tại phòng khám là vấn đề nhức nhối gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của bệnh nhân và hiệu quả hoạt động của phòng khám. Việc giải quyết vấn đề này là vô cùng cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Để khắc phục tình trạng này, chủ phòng khám sử dụng phần mềm quản lý: Tự động hóa quy trình tiếp nhận, thanh toán, tra cứu thông tin bệnh nhân nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho bệnh nhân. Bên cạnh đó sắp xếp số lượng nhân sự phù hợp như tăng số lượng nhân viên vào khung giờ cao điểm hoặc cuối tuần.
Lắng nghe và cải thiện chất lượng dịch vụ dựa trên những ý kiến đóng góp của khách hàng
Lắng nghe và cải thiện chất lượng dịch vụ giúp phòng khám của bạn:
- Hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng: Phản hồi của khách hàng là nguồn thông tin quý giá giúp bạn hiểu rõ những gì họ mong muốn và cần cải thiện.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ: Lắng nghe và giải quyết các vấn đề của khách hàng giúp phòng khám cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn
- Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Khách hàng sẽ cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao khi ý kiến của họ được lắng nghe và tiếp thu.
- Gia tăng lợi thế cạnh tranh: Nâng cao chất lượng dịch vụ dựa trên ý kiến khách hàng giúp bạn tạo dựng lợi thế cạnh tranh và thu hút khách hàng.
Để thực hiện hiệu quả, phòng khám cần triển khai:
Khảo sát ý kiến khách hàng
- Thường xuyên thực hiện khảo sát về chất lượng dịch vụ qua các kênh như: phiếu khảo sát, phỏng vấn trực tiếp, khảo sát online.
- Đặt câu hỏi cụ thể, dễ hiểu và liên quan đến các khía cạnh khác nhau của dịch vụ.
- Phân tích kết quả khảo sát để xác định những điểm mạnh, điểm yếu và nhu cầu của khách hàng.
Tăng hiệu suất làm việc tại phòng khám: Thiết lập kênh tiếp nhận phản hồi
- Cung cấp nhiều kênh để khách hàng phản hồi như: website, fanpage, email, hotline, hộp thư góp ý.
- Đảm bảo các kênh tiếp nhận phản hồi hoạt động hiệu quả và dễ dàng tiếp cận.
- Phân loại và xử lý các phản hồi của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Giải quyết khiếu nại của khách hàng
- Lắng nghe cẩn thận và ghi nhận ý kiến của khách hàng khi họ khiếu nại.
- Thể hiện sự tôn trọng và thiện chí giải quyết vấn đề.
- Tìm kiếm giải pháp phù hợp và đáp ứng yêu cầu hợp lý của khách hàng.
- Thông báo kết quả giải quyết khiếu nại đến khách hàng một cách nhanh chóng.
Minh bạch về chi phí dịch vụ trong chăm sóc khách hàng
Phòng khám của bạn minh bạch về chi phí dịch vụ giúp giúp khách hàng hiểu rõ những gì họ phải trả và tránh cảm giác bị lừa đảo. Từ đó khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn khi họ biết rõ họ sẽ phải trả bao nhiêu tiền cho dịch vụ. Bên cạnh đó doanh nghiệp sẽ được đánh giá cao về uy tín và sự chuyên nghiệp. Tại phòng khám và trên phương tiện truyền thông cần có bảng giá dịch vụ cần rõ ràng, chi tiết, dễ hiểu. Điều này cũng giúp khách hàng an tâm không bị lo lắng về thu phí ẩn hoặc phát sinh ngoài dự kiến.
Tăng hiệu suất làm việc tại phòng khám: Ứng dụng thanh toán online
Trong thời đại công nghệ số, ứng dụng phương thức thanh toán online như thanh toán qua thẻ, ví điện tử hay sử dụng máy POS,… là yếu tốt cần thiết. Khi ứng dụng thanh toán online mang đến cả lợi ích cho phòng khám và khách hàng.
Đối với phòng khám:
- Giảm thiểu nhân lực cho việc thu tiền mặt.
- Tự động hóa quy trình thanh toán, đẩy nhanh tốc độ giao dịch.
- Thể hiện sự hiện đại, năng động và chuyên nghiệp của phòng khám
Đối với khách hàng:
- Thanh toán mọi lúc mọi nơi, không cần phải mang theo tiền mặt.
- Sử dụng các phương thức thanh toán uy tín, đảm bảo an toàn thông tin cá nhân.
- Dễ dàng theo dõi lưu trữ lịch sử thanh toán, quản lý chi tiêu hiệu quả.
Ứng dụng các nền tảng công nghệ mới nhất vào vận hành phòng khám giúp tăng hiệu suất làm việc tại phòng khám
Theo chuyên gia, ứng dụng công nghệ giúp phòng khám nâng cao ít nhất 50% hiệu suất và giảm về chi phí vận hành. Dưới đây là nền tảng công nghệ nhà quản lý không nên bỏ qua:
Phần mềm quản lý phòng khám giúp tăng năng suất làm việc tại phòng khám
- Giúp tự động hóa các quy trình quản lý như: đặt lịch hẹn, quản lý hồ sơ bệnh án, thanh toán, theo dõi lịch sử khám chữa bệnh.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng sự hài lòng của khách hàng.
NHÂN ĐÔI HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CÙNG MEDi – CHỈ TỪ 300.000 VNĐ/THÁNG
Trí tuệ nhân tạo (AI)
- Hỗ trợ chẩn đoán bệnh chính xác, hiệu quả hơn.
- Cá nhân hóa phác đồ điều trị cho từng bệnh nhân.
- Giúp bác sĩ đưa ra quyết định điều trị tối ưu.
Telemedicine
- Khám chữa bệnh từ xa qua video call, chat, tin nhắn.
- Tiện lợi cho bệnh nhân ở xa, vùng sâu vùng xa.
- Mở rộng phạm vi tiếp cận dịch vụ y tế.
Cung cấp cho nhân viên công cụ công nghệ hỗ trợ làm tốt công việc từ xa
Làm việc từ xa đang dần trở thành xu hướng phổ biến trong thời đại công nghệ số. Để đảm bảo hiệu quả công việc khi làm việc từ xa, việc cung cấp cho nhân viên các công cụ công nghệ hỗ trợ phù hợp là vô cùng quan trọng. Các công cụ công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả phải kể đến như:
- Trang bị máy tính, phần mềm cần thiết: Máy tính, phần mềm quản lý dự án, phần mềm giao tiếp trực tuyến (Zoom, Microsoft Teams), v.v.
- Tổ chức các buổi đào tạo về sử dụng công nghệ giúp giảm thao tác thủ công, tăng hiệu suất làm việc tại phòng khám
Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên với các quy định về phần thưởng
Tinh thần làm việc của nhân viên là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển của phòng khám. Việc xây dựng và áp dụng các quy định về phần thưởng hiệu quả là một trong những cách tốt nhất để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.
- Tăng cường sự hài lòng của nhân viên: Được ghi nhận và khen thưởng giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng và gắn bó hơn.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Khi tinh thần làm việc của nhân viên được nâng cao, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện.
- Thu hút và giữ chân nhân tài: Quy định về phần thưởng hấp dẫn giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân những nhân viên tài năng.
Để thực hiện điều đó, chủ phòng khám, nhà quản lý cần:
- Xây dựng hệ thống khen thưởng công bằng, minh bạch
- Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên: Bên cạnh khen thưởng, doanh nghiệp cũng cần tạo cơ hội cho nhân viên phát triển nghề nghiệp thông qua các chương trình đào tạo, tập huấn, phát triển kỹ năng, v.v.
Ngoài các cách thức trên, chủ phòng khám có thể áp dụng thêm một số giải pháp khác giúp tăng hiệu suất làm việc tại phòng khám:
- Tổ chức các buổi đào tạo nâng cao chuyên môn cho nhân viên.
- Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp đoàn kết, gắn bó.
- Áp dụng các chương trình chăm sóc sức khỏe, tinh thần cho nhân viên.
Tăng hiệu suất làm việc tại phòng khám là một quá trình cần sự phối hợp đồng bộ của tất cả các bộ phận. Áp dụng các giải pháp hiệu quả sẽ giúp phòng khám tối ưu hóa hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút khách hàng và gia tăng lợi nhuận.
Xem thêm: